¿Puede mi empresa revisar mis correos electrónicos?

Hoy en día, con la alta inclusión en nuestras vidas de las gestiones a distancia es habitual realizarlas. Revisar nuestros correos, realizar la compra online, reservar unas entradas por web o incluso realizar cursos de formación a través de alguna plataforma de internet. Pasamos gran parte del día en el trabajo por lo que lo más rápido es hacerlo desde el ordenador o el correo electrónico de la empresa. 

¿Podría la empresa comprobar qué uso hago de los equipos y revisar mis correos? Lo cierto es que sí. Se trata de unos equipos y unas herramientas que la empresa pone a mi disposición para realizar mi labor profesional. La ley le permite verificar que se hace un uso correcto. Esto no significa que pueda realizar una lectura indiscriminada de mis correos electrónicos o las páginas web que consulto; como en todo existen unas reglas y unos límites.

Tienen que darse 4 condiciones

Aviso, necesidad, proporcionalidad e idoneidad

Aviso

El aviso previo implica que el trabajador tiene que ser consciente de que la supervisión puede llegar a ocurrir. Tiene que ser un aviso efectivo que demuestre que el empleado sabía que su equipo podía ser monitorizado. Esto quiere decir que no es suficiente con que esté publicado en la intranet de la empresa, aunque todos los trabajadores tengan acceso a ella. La empresa debe incluirlo de forma detallada en sus protocolos telemáticos y convenio colectivo. Incluso podrá enviar avisos periódicos al correo electrónico de sus empleados indicando cuales son esos controles.

Necesidad

Aunque el trabajador esté avisado, la empresa no tiene barra libre para leer y revisar los correos electrónicos. Debe justificar la necesidad de esa supervisión. Esta necesidad podría ser la sospecha de espionaje industrial, o de un uso indebido de la información que le facilita la empresa por su actividad. Esta sospecha puede estar fundada por envío de una cantidad elevada de archivos más allá de lo normal, envíos masivos de correos electrónicos o acceso a webs con las que la empresa no tiene relación.

Proporcionalidad

Esa revisión tiene que ser proporcionada. La empresa no puede revisar todas y cada una de las carpetas del correo electrónico, sino que debe acceder lo mínimo posible para justificar el motivo de la revisión. 

Idoneidad

Por último, está la idoneidad. La monitorización de equipos debe hacerse sólo cuando ésta sea la mejor manera posible de demostrar las sospechas de uso indebido. 

Conclusión

La asignación de unos equipos informáticos o una cuenta de correo electrónico corporativo se hace exclusivamente para fines laborales. Dada la dificultad actual de separar la vida laboral y familiar socialmente está aceptado cierto uso de ambos para fines privados. Las empresas suelen tolerar que compremos unas entradas de cine por internet sin que ello se considere una falta. No obstante, sí que supondría una falta grave enviar un mail con información confidencial de clientes o de la propia empresa, justificando en este último caso la monitorización e incluso el despido del trabajador.  

Para que esta supervisión fuera lo menos invasiva posible en la intimidad del trabajador, lo ideal sería que fuera realizada por un departamento específico para este fin y que la información obtenida solo fuera utilizada para fines adecuados y no se utilizase en contra del trabajador. 

Estos requisitos están recogidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales en el artículo 87 “Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral”. En caso de no cumplirse con estas normas se anularía cualquier prueba obtenida de los dispositivos del empleado y no se tendrían en cuenta a la hora de justificar un despido u otro tipo de sanción.

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